2 Arbeitsabläufe
Schülermangement


Arbeitsablauf Schülerannahme

(minimale manuelle Arbeit: Schülername, Agent, Ordner anlegen)

Wir erhalten von unseren Partnern in Vietnam  in der Regel eine PDF-Datei, die eine komplette Bewerbung darstellt. Wir erhalten diese Datei über Umwege in WhatsApp. Weil unsere Agenten-Mitarbeiter mit dem Handy arbeiten. Dieser Agent speichert dann die PDF auf dem GDrive-Server.

Ich habe einen Ordner auf dem (Mac-)Server, der erkennt, wenn eine Datei hineingelegt wird. Der Text wird automatisch extrahiert und ChatGpt liest dann später die meisten Daten aus, die wir benötigen, um die Schüler anzulegen (E-Mail, Standort, Telefon usw.).

Jeder unserer Partner (Schulen oder Agenten) in Vietnam wird im Dateisystem repräsentiert durch einen Ordner auf dem Server, in welchem für jeden Schüler wieder Ordner existieren. In den Schülerordnern befinden sich jeweils zwei Unterordner, in einem ist die Bewerbung (Application) und andere Dokumente des Schülers, im anderen die Dokumente die später zum Arbeitsvertrag gehören.

Unsere Mitarbeiter (in Zukunft auch die Agenten selbst) legen im CRM-Modul für jeden Schüler und für jeden Arbeitgeber jeweils eine Opportunity an. Der Name der Opportunity ist der Name des Schülers, der Customer ist der Agent (die Schule).  Durch Schülername (Opportunity-Name) und Customer (Agent)ist nun eindeutig, wo jetzt per Smart Button im Filesystem ein neuer Ordner und Unterordner automatisch erzeugt werden sollen. Es gibt leider sehr viele identische Namen, bei Vorhandensein eines identischen Ordners wird (automatisch) eine fortlaufende Nummer angehängt.

Über Google Drive hat jeder Agent oder unsere Mitarbeiter Zugriff auf seinen Agenten-Ordner und die Ordner seiner Schüler. Die Bewerbungs-PDF wird nun manuell in den Ordner "Application Extract" gelegt. Der Server verarbeitet automatisch die PDF und erzeugt eine Textdatei. Odoo hat Zugriff auf GDrive.  (https://chatgpt.com/share/800f8b37-457a-4785-93cd-d9973e805301).

Beide Dateien werden nun manuell in den Schüler-Ordner gelegt. Nun wird der Link zum Ordner in GDrive manuell kopiert und in das passende Custom-Field (x_GDrivePath) bei der Opportunity eingetragen.

Aus dem Agenten und dem Schülerordner ist eindeutig, wo die Bewerbungs-Pdf und der extrahierte Text ist. Mit Verlassen des Feldes oder per SmartButton wird nun eine Action gestartet.
Diese Textdatei wird dadurch ChatGPT zur Verfügung gestellt, das nun die Grunddaten Adresse, eMail, Alter, Photo maschinenlesbar extrahieren soll und in das Feld x_textextract speichert. Eine weitere Action extrahiert die Einzel-Daten wie eMail, Alter ... und bindet diese in die Opportunity ein. Es gibt  im CRM verschiedenste Custom-Fields.

  • x_GDrivePath mit Widget Url oder Reference
  • x_GDrive_PDF mit Widget Url oder Reference
    Über diese beiden Felder kann man manuell in den GDrive-Folder wechseln und sich Dateien anschauen oder ChatGPT verbessern.

für ChatGPT:

  • x_textextrakt. Wir speichern den kompletten Textextrakt zur schnellen Einsicht.
  • x_gptdaten. Hier werden die kompletten Daten gespeichert, die ChatGPT maschinenlesbar extrahieren soll. Und von hier aus werden die Felder im CRM befüllt.

In der Opportunity werden nun vergängliche Daten gespeichert wie Termine für Bewerbungsgespräche, ob alle Dokumente vorhanden sind etc.

Es werden aber auch Daten angelegt, die wir für später aufbewahren. Aktuell sollen diese Daten vom CRM in "Contacts" und in "Products" kopiert werden. Ich bin für bessere Vorschläge offen.

Die Schüler sind aus zwei Gründen wie Produkte zu behandeln - auch wenn dies unschön ist.

  1.  wir erstellen Rechnungen an die Partner.
  2. https://www.lebenlernen.jetzt/shop

Der Shop wird aktuell nicht gebraucht, weil die Vermittlung schnell und quasi 1:1 abläuft. Der Shop soll auch nicht öffentlich sichtbar sein.

Im CRM schieben wir nun die Schüler in verschiedene Stages - je nachdem, ob Sie Ihren Sprachnachweis, Ihr Visum, Vorstellungsgespräche etc. haben.

Wenn es zum Arbeitsvertrag gekommen ist, übernimmt die Buchhaltung



(--> die Ordnerbezeichnungen "Bewerbung(Application)" und "Verträge (Contracts) " auf Englisch übersetzen (kleines Script)

--> einheitliches Namenssystem: Nachname, Vornamen)

Wir haben zwei Software-Baustellen und Software-Schätze. Das eine ist Odoo, mit dem wir die Verwaltung machen, das andere sind Entwicklungen, die ich ohne Python und Odoo mache und habe - muss ja nicht so bleiben 😂 - ich habe Python schon einmal gelernt, aber mangels Nutzung alles wieder vergessen - und mir scheint, dass einige Dinge mit Odoo sehr speziell sind.

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